سیستم متمرکز اتوماسیون دبیرخانه تحت وب

اين سيستم قادر است تمامی عملیات دبیرخانه سازمانها را به شکل الکترونیکی بر عهده بگیرد این سیستم محدود به محل فیزیکی سازمان نمی باشد و قادر است در هر نقطه ای امکان دستیابی به اطلاعات نامه ها و مستندات را در اختیار کاربر دهد. در این سیستم سلسه مراتب یک سازمان از بالاترین سطح تا پائین ترین سطح قابل تعریف می باشد و اگر سازمانی از نظر محل فیزیکی در نقاط مختلفی قرار گرفته باشد تمامی نقاط به همراه سلسله مراتب در سیستم قابل ایجاد می باشند در عین حال سطوح دسترسی در هر نقطه و سازمان موجود در آن نقطه تعریف می گردد. این سیستم تحت وب و ویندوز قابل ارائه می باشد.
قابلیتها و مشخصات سیستم فوق عبارتند از :

1. استفاده از بستر وب برای دسترسی کاربران به نامه ها
2. قابلیت تعریف نقاط مختلف در سیستم
3. تعریف چارت سازمانی در تمامی سطوح
4. قابلیت تعریف چندین دبیرخانه در یک سازمان
5. ثبت انواع نامه های اداری (صادره، وارده، داخلی)
6. پشتیبان گیری خودکار از اطلاعات سیستم
7. تعریف شماره گذاری جدا برای هر دبیرخانه
8. تعریف فرمول برای نحوه شماره گذاری نامه
9. جدا سازی شماره گذاری برای نامه های وارده، صادره و داخلی
10. امکان ثبت تعداد نا محدود پیوست برای نامه (در انواع فرمت فایل ها)
11. دارا بودن سیستم بایگانی نامه
12. ثبت اطلاعات کامل نامه
13. ثبت نامه های مرتبط (عطف و پیرو)
14. تعریف کلید واژه برای هر نامه
15. گروه بندی نامه ها
16. تعریف لیست آدرسها برای هر کاربر
17. امكان تعریف آدرس برای افراد یا شركتهای خارج از سازمان
18. امکان دسترسی به چند کارتابل توسط یک کاربر و با یک بار ورود به سیستم
19. ثبت و ارسال پیام و مشاهده پیامهای بایگانی
20. تقویم و دفترچه یادداشت
21. دفتر تلفن
22. تعریف برنامه روزانه و قرار ها و جلسات در سیستم توسط شخص یا منشی
23. تعریف پوشه های شخصی
24. انتفال نامه به پوشه ها بصورت گروهی و تكی
25. جستجو در کارتابل شخصی و یا در کارتابلهایی که مجاز به دسترسی باشد
26. گزارش گیریهای مختلف از مکاتبات دبیرخانه
27. ثبت فعالیتهای کاربران در سیستم
28. انعطاف پذیر بودن در ثبت نوع فعالیتها
29. پیگیری نامه
30. تعریف حدود و ثغور دسترسی به سیستم برای هر کاربر
31. امکان تعریف دسترسی برای انجام بخشی از عملیات در کارتابل
32. امكان تعریف انواع نامه مانند نامه، فاكس، تلگرام، یادداشت، حكم و ...
33. امکان دسترسی چند نفر به یک کارتابل یا یک نفر به چند کارتابل
34. استفاده از رمز نگاری برای فایلهای نامه بطوری که فقط نامه توسط سیستم قابل مشاهده می باشد و خارج از سیستم قابل رؤیت نمی باشد
35. امكان تعریف انواع طبقه بندی نامه مانند: عمومی، عادی، محرمانه، خیلی محرمانه و ...
36. امكان تعریف ارجحیت نامه مانند: عادی، فوری و آنی
37. امكان تعریف انواع موضوع نامه مانند: عمومی، بخشنامه، صورتجلسه، ارسال فرم و ...
38. امكان تعریف شیوه ارسال نامه مانند: دستی، پیك، ارباب رجوع، پستی و ...
39. امكان تعیین محدودیت زمانی بری پیگیری نامه
40. امكان تعیین سطح محرمانگی مكاتبه بصورتهای سری، خیلی محرمانه، محرمانه، عادی
41. امكان تعیین الویت مكاتبه به شكل های عادی، فوری، خیلی فوری، آنی
42. امكان ثبت نامه با شماره آزاد
43. دارا بودن سیستم مدیریت تایپ
44. تعریف چندین واحد تایپ در سیستم و تعریف اعضاء واحد تایپ
45. امکان ثبت و شماره گذاری نامه های تایپ شده با ارسال اتوماتیک نامه به واحد ثبت نامه
46. استفاده برنامه مدیر سیستم برای انجام تعاریف و تنظیمات سیستم
47. ارجاع گروهی نامه ها
48. دارا بودن سیستم اعلام نامه جدید، قرارها، ...